La dernière rencontre interassociative avant l’été a eu lieu à la Maison des Sports le 6 avril 2024, organisée par la Ville de Clermont-Ferrand et ses partenaires : La Ligue de l’Enseignement, La CRESS Auvergne Rhone Alpes et le Crefad Auvergne.
La thématique de la rencontre était : Quelles démarches pour organiser ma manifestation ?
Pour y répondre, nous avons accueilli M. Xavier Lageard responsable des Usages à la Direction du Commerce, des Usages et du Partage de l’Espace Public (DCUPEP) de la Ville de Clermont-Ferrand.
La matinée s’est déroulée en deux temps :
- Autour d’un petit déjeuner, des échanges en petits groupes sur des cas pratiques
- Une plénière sous forme de questions réponses avec l’intervenant.
Pour contacter le secretariat de la DCUPEP : 04-73-42-37-73 - Contact@ville-clermont-ferrand.fr
_______________________________________________________________________________________________________________________
Au préalable de l’organisation d’une manifestation, vous devez impérativement avoir une assurance dans le cadre de l’association
Préférer faire votre demande par mail et éviter les demandes en format papier envoyées par courrier
Pour organiser une manifestation sur l’espace public, celle-ci est payante ( parc municipal, rue, place, place de parking, etc.)
Il faut remplir « le formulaire de demande de manifestation sur le domaine public ». Le service de la DCUPEP fera le lien avec les autres services (Direction Sport et Logistique (DSL) , Arrêté de Voirie de la Métropole, Police Municipale, Préfecture, etc). Dans ce formulaire, il est souhaitable d’avoir le nom du représentant légal, du référent sur site et son numéro de portable.
Si vous avez besoin de matériel, contactez la DSL. Les demandes auprès de la DSL doivent se faire 3 mois avant la manifestation : demande_de_materiel_en_externe.pdf (clermont-ferrand.fr)
_______________________________________________________________________________________________________________________
Lorsqu’il y a un souhait de mettre un barnum, du mobilier sur l’espace public, une buvette :
Il faut remplir le « formulaire de demande de manifestation sur le domaine public » Faites votre demande le plus tôt possible
Si vous avez un barnum : Il faut remplir également l’« attestation de bon montage et lestage barnum non homologués ». Il faut avoir ce document lors de la manifestation en cas de contrôle.
Si vous proposez une buvette durant l’événement, il faut remplir également : la « Demande d’autorisation relative à l’ouverture d’une buvette temporaire à l’occasion d’un bal, fête, foire, manifestation ».
Si vous souhaitez faire venir un foodtruck sur votre manifestation : cela est réglementé : renseignez-vous auprès de la DCUPEP
Il est rappelé qu’il est interdit de détériorer l’espace public (pas d’accrochage de banderoles ou autres sur des arbres, etc)
_______________________________________________________________________________________________________________________
Lorsqu’il y a une vente au déballage (c’est-à-dire toute vente qui est effectuée dans un lieu qui n’est pas prévu à cet effet) : vide grenier, vente de sandwich, etc.)
Il faut remplir le Cerfa 1393901 « déclaration préalable à la vente au déballage » : à envoyer à la DCUPEP par mail. N’oubliez pas d’ajouter la carte d’identité du déclarant. Attention, il faut l’envoyer au moins 3 semaines avant l’événement.
Vous avez ensuite, en tant qu’association, 8 jours après l’événement pour déclarer en préfecture, les personnes ayant participé (ayant un stand durant l’événement, etc)
_______________________________________________________________________________________________________________________
Manifestation dans une cour d’école :
Vous devez contacter le service de la Direction de l’Éducation
Une fois l’accord de la Direction de l’Éducation, vous devez envoyer au service de la DCUPEP la demande de buvette, de vente au déballage, etc.
Il est rappelé qu’une buvette alcoolisée n’est pas autorisée dans une cour d’école
_______________________________________________________________________________________________________________________
Organisation d’une tombola ou d’un loto
Dès qu’il y a vente d’un ticket avec un gain ensuite, c’est une tombola.
Avant toute chose, assurez vous que vos statuts associatifs autorisent les recettes émanant d’une tombola (la formulation « toute ressource autorisée par la loi », induit l’autorisation d’une tombola ») . Les recettes générées par la tombola doivent correspondre à l’objet de l’association.
Pour faire une demande de tombola, vous devez remplir le Cerfa 1182303 « demande d’autorisation de loterie » à envoyer par mail à la DCUPEP
Pour un loto, il n’y a pas de déclaration à faire.
Toute manifestation organisée dans une salle municipale répond à ces mêmes obligations
_______________________________________________________________________________________________________________________
Pour l’organisation d’un événement sportif :
Pour rappel, il n’est pas possible d’avoir une buvette alcoolisée dans un gymnase, sauf si vous êtes une association sportive agréée.
Vous devez contacter la DCUPEP pour la demande de buvette.
Bon à savoir : un kiosque situé Place de Jaude peut être mis à disposition gratuitement pour les associations, n’hésitez pas à contacter la DCUPEP : 04-73-42-37-73 - Contact@ville-clermont-ferrand.fr